ÍNDICE DE CONTENIDOS

  1. Las líneas maestras
  2. Primera fase de diseño del espacio en oficinas
  3. Diseño de oficinas en el siglo XXI
  4. Tipos de espacio  

1.- Las líneas maestras

El diseño de los espacios de trabajo se centra en las personas, en su comodidad y confort durante las horas que permanecen en sus puestos de trabajo. Esto, unido al máximo aprovechamiento del espacio, permite la mejor interacción entre los empleados y los recursos que deben utilizar para el desempeño de sus labores, lo que revierte en la calidad del trabajo y en una mayor productividad. En definitiva, los objetivos del diseño de oficinas son:

  • La mejora de la productividad a partir de la creación de condiciones para el bienestar del trabajador.
  • Optimizar los costes de las instalaciones.
  • Adaptar las instalaciones a los trabajadores y no al revés.
  • Transmitir la imagen y los valores de la empresa.

2.- Primera fase de diseño del espacio en oficinas

Para diseñar eficazmente la distribución del espacio disponible, se hace precisa la creación de áreas diáfanas que minimicen los espacios destinados a la circulación de personas.

Siempre que sea posible, en función del número de trabajadores, hay que promover los ámbitos de servicio para los trabajadores; cafetería, espacio de descanso y reuniones informales.

En esta fase del diseño, hay que tener en cuenta que la correcta distribución de los espacios debe integrar las diferentes necesidades del trabajo cotidiano de los profesionales, salas para reuniones de equipo, con clientes, privacidad y confidencialidad y espacios para trabajos que exigen silencio y concentración.

Es conveniente también introducir criterios de flexibilidad ante un eventual incremento (o disminución) de personal. En esta fase también es muy conveniente introducir los elementos de diferenciación que expresarán la personalidad propia de la empresa para transmitir su imagen y valores.

En ese sentido, cabe considerar aspectos como la expresión de los colores corporativos, la ambientación de los espacios con arreglo a sus funciones específicas. Una oficina que los trabajadores sienten como suya, aumenta la productividad y contribuye a unos de los grandes objetivos que hoy en día tienen las empresas; la retención del talento.     

3.- Diseño de oficinas en el siglo XXI

La complejidad del trabajo en oficinas en la actualidad radica en buena parte en la flexibilidad. El teletrabajo, que puede ser parcial, supone una presencia intermitente del trabajador en la oficina.

Las salas de videoconferencias son uno de los espacios de creciente uso en todas las empresas. Algunos estudios realizados en el ámbito de la Comunidad Europea reclaman atención al fenómeno de la flexibilidad, muchos puestos de trabajo en oficinas se ven infrautilizados, con el consiguiente coste de mantenimiento para las empresas.

Planificar espacios con arreglo a esta flexibilidad se considera cada vez más necesario en el ámbito empresarial. Algunos estudios consideran que una planificación que integre criterios de flexibilidad puede ahorrar hasta un 30% en costes de facility management (gestión de los edificios y sus servicios) sin mermar la satisfacción de los trabajadores.

Éstos pueden disponer del espacio de trabajo más conveniente según las necesidades que en cada momento presenta la culminación de sus tareas y objetivos. La planificación de áreas polivalentes o de reunión informal permite potenciar la comunicación entre los empleados o entre éstos y los clientes y también permite la absorción de otras tareas en momentos en los que la oficina tiene una ocupación de personal elevada.

En la mayoría de las oficinas existen departamentos en función de sus cometidos específicos; contabilidad, comercial, etc. Crear áreas que agrupan a los trabajadores por sus especialidades, fomenta la comunicación, el compañerismo y el sentido de pertenencia a la Compañía.  

4.- Tipos de espacio

En relación al espacio disponible, se establecen los siguientes tipos de espacio:

Espacios abiertos

Superficies amplias, diáfanas que se destinan a la implantación de puestos de trabajo. Son los espacios dotados de mayor superficie útil puesto que han de dar servicio a un gran número de profesionales.

Se les da prioridad en disponer de luz natural. Estas áreas han de estar ocupadas por personas de una misma categoría profesional. Un puesto de estas características suele tener una superficie en torno a los 3,2 m² que puede estar separado por una mampara.

Este módulo de trabajo cuenta con la mesa de trabajo, una silla ergonómica y un pequeño armario. Cuenta con 4 tomas de corriente bajo la mesa de trabajo y 2 tomas para voz/datos.

Espacios cerrados

Son espacios que se destinan a profesionales cuya actividad requiere cierta privacidad. Espacios cerrados son despachos o salas de reunión. Los despachos son espacios que marcan estatus; sin embargo, en las oficinas actuales se trata de anteponer la funcionalidad a la jerarquía.

Muchos de los despachos gozan de cierta flexibilidad, al poder ser utilizados también como salas de reunión, según las necesidades del momento. Las salas de reunión pueden acoger a trabajadores y visitantes, por lo que se debe procurar situarlas en áreas cercanas a la recepción y en las vías de tránsito principales.

Los despachos suelen contar con una superficie equivalente a 4 módulos básicos como los descritos en al apartado anterior, por lo tanto, su superficie total está en torno a los 14 m².

En muchos diseños actuales, estos despachos pueden tener acceso o ser ampliables con una sala de reuniones contigua. El acceso puede abrirse o cerrarse según la conveniencia.

Espacios de servicio

Son espacios dedicados a dotar a las instalaciones de los servicios adecuados para los usuarios de la oficina en su horario de trabajo. Cafetería, aseos, áreas de servicios auxiliares como fotocopias y encuadernación, armarios roperos, casilleros o taquillas.

Espacios de valor añadido

Son aquellas áreas que se destinan a facilitar necesidades de los profesionales que operan en los espacios abiertos de trabajo; por ejemplo, espacios de toma de contacto con proveedores y clientes, reuniones de trabajo interno, etc.

Por su cometido y la flexibilidad que requiere, estas áreas suelen disponer de los mejores espacios en cuanto a iluminación natural, equipamiento.

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