1. Reformar la oficina: una sensibilidad especial
  2. Antes de empezar
  3. Puesta en marcha

1.- Reformar la oficina: una sensibilidad especial

Si deseas reformar tu oficina, bufete o sede administrativa, ya sabes que es un trabajo delicado para el que se requiere una sensibilidad especial.

La oficina es como un segundo hogar para todas las personas que trabajan en ella, pero también es un espacio que comunica la imagen de la empresa que lo habita y, sobre todo, un lugar de trabajo, de productividad y de servicio.

La reforma total o parcial de oficinas es una especialidad de IDIF Soluciones, que entiende que, en muchas ocasiones, no se puede detener la actividad y esto hace necesario una coordinación exquisita entre los profesionales que intervienen en la reforma.

2.- Antes de empezar

Si necesitas reformar su oficina o bufete, lo más probable es que ya estés bien informado del estado general de las instalaciones y que tengas muy claras las necesidades derivadas de las nuevas tecnologías, equipos informáticos y redes de comunicación telemática. También habrás hecho una lista de los empleados que prestan servicio y las previsiones de incorporación de personal a corto plazo.

Esto es importante para la distribución de espacios en función de los cometidos de los empleados, de los departamentos a los que pertenecen y de las necesidades operativas de los mismos. Estas necesidades pueden implicar la creación de espacios para reuniones internas o con clientes y proveedores.

Con todos estos datos, ya vas definiendo el estilo que quieres dar a tu nueva oficina, sabes de qué recursos dispones y te has hecho una idea del presupuesto con el que se puede comprometer.

Ya estás listo para hacer una llamada a un especialista en reformas de oficina, como IDIF Soluciones. Los profesionales te escucharán atentamente, harán sus análisis, comprobaciones y mediciones y entonces te formularán sugerencias y observaciones para asesorarte. A partir de aquí llegará el presupuesto. Y tras su aceptación llega la solicitud de licencias al ayuntamiento correspondiente: Licencia ambiental, licencia de obra y permiso para escombros.

3.- Puesta en marcha

En la puesta en marcha del proyecto de reforma se cuidará la imagen tanto exterior como interior de la empresa, que la provisionalidad del periodo de obras tenga el menor impacto ya sea en las condiciones de trabajo de los empleados como en los clientes y proveedores que visitan la oficina. Para ello, se crearán espacios provisionales que hagan compatibles los trabajos de reforma con la actividad normal de la oficina. 

Es el momento de implementar soluciones inteligentes. Como los techos de oficina registrables, o techos técnicos. A diferencia de los techos continuos, como pladur, van a facilitar notablemente el acceso a varios tipos de instalaciones; eléctricas, climatización, redes informáticas.

A las ventajas operativas hay que añadir su efecto decorativo y estético. En la actualidad en IDIF Soluciones estamos instalando techos registrables de madera con chapa barnizada que dan un toque de elegancia singular, aunque también los de fibra mineral tipo Amstrong que ofrecen una amplia gama de presentaciones y una excelente calidad a un precio razonable.

El suelo técnico es otra de las soluciones inteligentes que podemos implementar. Se trata de un pavimento de interior, regulable en altura, que crea un espacio hueco por donde discurren distintos cableados; de la red eléctrica, telefonía, etc. de modo similar a los techos técnicos.

Otro elemento a tener en cuenta dentro de las soluciones inteligentes son las mamparas. El primer signo de inteligencia de las mamparas es su economía. Las mamparas permiten ahorros considerables en albañilería y permiten afrontar adecuadamente las cambiantes necesidades de espacio, asegurando la privacidad y el aislamiento acústico.  

Los nuevos modelos de mamparas nos ofrecen un abanico muy amplio de soluciones. Por ejemplo, mamparas que permiten divisiones cerradas para reuniones de consejo o mamparas con elementos divisorios parciales para otro tipo de reuniones.  

El uso de mamparas en las oficinas da la impresión de espacios diáfanos y más amplios, lo que agrega sensación de transparencia a la imagen de la empresa. También permiten aprovechar la luminosidad del exterior al permitir eliminar tabiques.

Aunque no se suele incluir entre las soluciones inteligentes, la del mobiliario de oficina puede ser una de las decisiones más inteligentes que se pueden tomar en su reforma.

Como demuestran estudios recientes, un porcentaje significativo de las bajas laborales tienen su origen en el estrés y en la falta de higiene postural, elementos ambos que guardan cierta relación entre sí. Un buen mobiliario de oficina puede prevenir vicios posturales que acaban por producir lesiones musculares y articulares.

Otro aspecto que afecta al mobiliario es su modulización. Esto permite un sustancial ahorro de espacio, como ocurre con las mesas de reuniones modulares que unidas pueden formar una gran mesa de juntas.

Tampoco es menos inteligente el aprovechamiento de la reforma de la oficina para imprimir una renovación en el ordenamiento de espacios y de los instrumentos y materiales de trabajo.

Como queda demostrado por la experiencia de muchas empresas, el orden en el puesto de trabajo contribuye a la productividad, evita situaciones de estrés en los trabajadores y transmite a los visitantes una imagen de orden, limpieza y seguridad.

Cuando los elementos de trabajo tienen su lugar adecuado, al alcance de la mano, todo es más fácil y se resuelve con mayor rapidez. En ese ámbito cabe situar las estanterías metálicas modulares y cajoneras. Las estanterías son una solución óptima para el almacenamiento y la clasificación de muchos tipos de documentos.

También pueden ser útiles, según los materiales a contener los armarios y archivadores que en muchas ocasiones también se emplean para compartimentar espacios.

Señalización y ambientación no son temas menores. La señalización contribuye a dar coherencia a los espacios y refuerza el estilo del conjunto. La ambientación ejerce su influencia en los estados de ánimo de los empleados y, por lo tanto, afecta a su capacidad de trabajo y productividad. En ese aspecto un recurso económico muy eficaz son los vinilos de impresión digital que pueden cubrir grandes superficies en techos y paredes y que admiten cualquier tipo de diseños.

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